英文电子邮件常用礼仪用语精选2013年04月19日 15:26:54邮件沟通较之面对面交流的一大优势在于，你可以借助一切力量使得你撰写的邮件准确无误得表达你的意图，而不必担心发音不标准或语法错误等让人尴尬的掉链子情况发生。但往往人们忽视的便是一些细枝末节的注意事项，这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。1 Know your email terms: 英语电子邮件发送程序有很多缩写，如果你不知道意思的话，你向老板提出的加薪请求就可能发给了整个办公室！"Reply to all"表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，"cc" (carbon copy)部分指的是该邮件发给你指定的人，即“抄送），而"bcc"指你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道，即”密送“， b代表的是"blind"(掩藏的)。如果有人要你"forward"一封邮件，意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成"fw"2 Use the Right Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好写成"Dear Mr / Ms" 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如"Dear John")。3 Keep it Short and Clear: 有些情况下，可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智和教育背景。而在用英语写邮件的时候，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有代表核心观点的中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。4 Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。"I want"之类的词能避免则避免出现，相比之下，"I would like"显得更尊重对方。又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。5 电子邮件正确结尾： "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。电子邮件常看起来没有打印出来的商务信那样正式，在商场上你可决不能让你的语言显得很不正式。电子邮件可能更快捷更有效，但是你的客户和生意伙伴可不会轻易允许随随便便的通讯联系。不要害怕！本文能使你了解更多能使你英语邮件更规范化的简单秘诀。从问候开始用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC Company"如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply"或是"Thanks for getting back to me"如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。表明你的意图然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。结束语在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation"或"Thank you for your consideration"开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know" 及"I look forward to hearing from you"结束最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！1 Greeting message 祝福 Hope you have a good trip back 祝旅途愉快。 How are you 你好吗 How is the project going on 项目进行顺利吗 2 Initiate a meeting 发起会议 I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown Please let me know if the time is okay for you and Ben 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空 I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A 今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。 We‘d like to have the meeting on Thu Oct 30 Same time 十月三十号(周三),老时间,开会。 Let‘s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time 下周一盐湖城时区下午五点半开会。 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project 我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。 3 Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me know 如果存取文件有任何问题请和我联系。 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule 谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。 Look forward to your feedbacks and suggestions soon 期待您的反馈建议! What is your opinion on the schedule and next steps we proposed 你对计划方面有什么想法下一步我们应该怎么做 What do you think about this 这个你怎么想 Feel free to give your comments 请随意提出您的建议。 Any question, please don‘t hesitate to let me know 有任何问题,欢迎和我们联系。 Any question, please let me know 有任何问题,欢迎和我们联系。 Please contact me if you have any questions 有任何问题,欢迎和我们联系。 Please let me know if you have any question on this 有任何问题,欢迎和我联系。 Your comments and suggestions are welcome! 欢迎您的评论和建议! Please let me know what you think 欢迎您的评论和建议! Do you have any idea about this 对于这个您有什么建议吗 It would be nice if you could provide a bit more information on the user‘s behavior 您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了! At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue 如果可以,我希望你能负责这件事情。 4 Give feedback 意见反馈 Please see comments below 请看下面的评论。 My answers are in blue below 我的回答已标蓝。 I add some comments to the document for your reference 我就文档添加了一些备注,仅供参考。 5 Attachment 附件 I enclose the evaluation report for your reference 我附加了评估报告供您阅读。 Attached please find today‘s meeting notes 今天的会议记录在附件里。 Attach is the design document, please review it 设计文档在附件里,请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes 其他个人特征方面的信息请见附件。 6 Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today:1……2…… 今天我们要完成的任务:1……2…… Some known issues in this release:1……2…… 声明中涉及的一些问题:1……2…… Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1……2…… 我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1……2…… Here are some more questions/issues for your team:1……2…… 以下是对你们团队的一些问题:1……2…… The current status is as following: 1…… 2…… 目前数据如下: 1…… 2…… Some items need your attention:1……2…… 以下方面需提请注意:1……2…… 7 Raise question 提出问题 I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。 For the assignment ABC, I have the following questions:… 就ABC协议,我有以下几个问题:…… 8 Proposal 提议 For the next step of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划,我有一个提议…… I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future 我建议我们就一周项目开一个电话会议。 Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…… Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。 9 Thanks note 感谢信 Thank you so much for the cooperation感谢你的合作! Thanks for the information 谢谢您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心! Your kind assistance on this are very much appreciated 我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助! 10 Apology 道歉 I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉! I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP如何给导师发邮件关于主题 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。1．一定不要空白标题，这是最失礼的。2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。3 最好写上来自公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。4 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写2． Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待正文1 Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些****之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！3 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7 合理利用，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) 附件1 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。回复技巧1 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行！6 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。正确使用发送，抄送，密送要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2． 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。——————————————望采纳我想出国留学,可我什么也不懂 我该怎么办1、邮件主题可以写成“考生姓名-XX专业硕士自荐信”。这样导师一眼看过去就知道这封邮件的意图是什么了，而且上面有你的姓名，一个很重要的信息。2、注意格式：体现尊重。3、注意内容：第一段要介绍自己。4、第二段：表达对导师研究课题的兴趣。5、第三段：列出自己的简历，尤其是优秀经历。6、第四段：写出自己的学习计划，表达求知欲。7、展现自己的学习情况。求一片英语作文要求如下:假如你是李霞给你的网友Christy发个邮件,告诉她你现在的情况我本人就是一个留学生（美国），美国的教育制度都全世界最好的，个人认为。在中国老师经常打学生。在这里绝对没有。福利也很好，如果你努力读书，奖学金也会拿点的而且你也可以半工读。到时也可以申请在美国定居，我之前有噶亲人也是这样的而你的经济原因，就选一些消费不高的城市吧而这些问题，你就尽量去问问关于留学的机构吧！！yao留学文书自己写可以吗Dear Christy, How are you doing I'm writing to you to tell you something about my study I'm a student in vocational school now Thus, except for Chinese, math, English and Computer classes, I have some more subjects besides My English teacher, a young man who graduated presently, has a good knowledge of oral English He is funny and humorous as well, which inspire me a lot to learn English I'm very interested in this language and want to master it, too I sincerely hope to get you hear from Best wishes to you and your family! yours, 　　当然可以自己写，你在写文书的过程中可以借鉴以下这些方法：　　首先，他们会通过你的简历里知道你的经历、硬件条件，从而第一次筛选。如果你的成绩达到了录取要求，并且学习能力和实习经历符合学校的要求，他们就算是第一步认可你了。　　当你的简历被学校认为是合适以后，他们想进一步了解你，就要看你的推荐信了。通过推荐信他们能知道你周围的人都是怎么看你的，从而了解你身上的特质。你的特质不是说你的成绩好，你的成就多这些。特质是你身上的一些闪光点。如果你的推荐信能揭示出你身上的闪光点，那你的推荐信就是一次有用的推荐，反之如果和你的简历一样都是对你进行描述概括，那别人还不如看你的简历呢，因此那样子的推荐信不是一次成功的推荐。　　其次，在你的文书中千万不要描述你如何地历尽劫难，你是一个如何悲惨的“受害者”别抱怨，别乱下结论，你不可能因为愤怒和苦难而脱颖而出。　　在写法国留学文书时，你需要保持一个积极乐观的态度。在你态度思想的改变上作文章，给出具体的相关的事实。清晰简洁，恰当地描述使你成长和成熟的重要大事件。　　法国留学学校招生官更喜欢的是有见解且成熟的异见。一味的张扬自我、刚愎自用的异见是不提倡的，这里所提到的异见是基于谦虚谨慎的态度之上的，而绝不是为了求不同而不同，而且绝对禁止不听合理意见、坚持自我。此外，所讲述的事情也是以事实为根据的，切勿讲述大而空的话。　　总的来说，学习计划书需要包括以下几方面内容。　　1 简单说明自己的学习经历，专业背景及工作经历。　　2 说明自己进一步求学的动机即为什么选择该国、该大学与该专业。　　3 该国在该专业领域有何优势。　　4 详细的留学时间安排。　　5 介绍留学所需资金及来源。　　6 学成后的计划，即回国的工作计划。　　不要对失败找借口：解释为什么事情没有成功。最重要的是你做了些什么来捱过挫败。然而，除了疾病的不可预见状况外，别为成绩不好或糟糕的学期找借口。　　如果可能，请着重解释个人挫败怎样赋予你新的态度，使得你坚定地走向成功。不要大肆渲染你的个人闪光点，只要着重在这种个人心迹揭示中写出前因后果即可。